Čuvanje računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja uređeno je članom 28. Zakona o računovodstvu ("Sl. glasnik RS", br. 73/2019 - dalje: Zakon).
Prema članu 28. Zakona, propisano je da su
pravna lica i preduzetnici dužni da uredno čuvaju računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijske izveštaje i da opštim aktom odrede odgovorna lica i poslovne prostorije za njihovo čuvanje, kao i način čuvanja.
Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije u skladu sa Zakonom su:
|
• Finansijski izveštaji • Izveštaji o izvršenoj reviziji • Statistički izveštaj • Godišnji izveštaj o poslovanju (rok je bio 10 godina) |
20 |
|
• Dnevnik i glavna knjiga |
10 |
|
• Pomoćne knjige od dana njihovog zaključivanja |
5 |
|
• Isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige |
|
|
• Isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa |
|
|
• Isplatne liste ili analitičke evidencije zarada |
Trajno |
Kako da digitalizujete Vašu arhivsku knjigu
Zakon je propisao sledeće u vezi sa čuvanjem i arhiviranjem poslovne dokumentacije, knjiga i izveštaja:
- rokovi čuvanja računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose;
- računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u originalu ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja utvrđenih zakonom;
- računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno preduzetnika, odnosno kod pravnih lica ili preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga (utvrđuje se internim aktom o računovodstvu);
- ako se poslovne knjige vode na računaru, uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice, odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera, kako bi podaci bili dostupni kontroli. U slučaju kada pravno lice, odnosno preduzetnik ne može iz tehničkih razloga da obezbedi funkcionalnost memorisanog aplikativnog softvera korišćenog za unos, obradu i čuvanje računovodstvenih podataka, dužan je da dokument sa podacima čuva u clear text formatu.
Program za elektronsko arhiviranje dokumenata
Pored navedenog, pravno lice, odnosno preduzetnik dužno je da obezbedi opis samih polja, kao i definisanje oznaka koje razdvajaju jedan podatak od drugog (delimiter podataka).
Zakonom je takođe propisano da se pri otvaranju postupka likvidacije ili stečaja, računovodstvene isprave i poslovne knjige zapisnički predaju likvidacionom, odnosno stečajnom upravniku.
Kazne
U slučaju da pravno lice ne čuva računovodstvene isprave, poslovne knjige, finansijske izveštaje, godišnji izveštaj o poslovanju i revizorske izveštaje u rokovima i na način propisan Zakonom, kao i ukoliko ne zaštiti poslovne knjige koje se vode na elektronskom mediju u skladu sa Zakonom, kaznenim odredbama u članu 57. stav 1. tač. 16) i 17) propisana je novčana kazna
za privredni prestup od 100.000 do 3.000.000 dinara.
Takođe, za privredni prestup propisana je i kazna za odgovorno lice u pravnom licu u iznosu od 20.000 do 150.000 dinara.
Za preduzetnika koji vodi dvojno knjigovodstvo propisana kazna je od 100.000 do 500.000 dinara.